Waarom je meer tijd kwijt bent aan het blussen van brandjes dan aan coachen
Je begint je dag met de beste intenties. Op je to-do lijst staat: ‘Nieuwe budgettemplate voorbereiden’, ‘Coachinggesprek met René’ en ‘Analyse van de IT-uitgaven’. Je pakt je eerste kop koffie. En dan, om 09:15, gaat de sirene. Niet letterlijk natuurlijk, maar het voelt wel zo. Er staat een teamlid aan je bureau met een paniekerige blik. Een telefoontje van een boze leverancier. Een e-mail van de CFO met ‘URGENT’ in de titel. Je plan voor de dag verdampt. Je zet je manager-pet af en je brandweerhelm op. De rest van de dag ben je bezig met het blussen van brandjes.
Herkenbaar? Welkom in het leven van de onvrijwillige brandweerman. Als Finance Manager is het je taak om leiding te geven, processen te verbeteren en je team te ontwikkelen. Maar de dagelijkse realiteit is dat je continu bezig bent met het oplossen van onverwachte, urgente problemen die nooit hadden mogen ontstaan. Je managet niet; je reageert.
Een dag uit het leven van de financiële brandweer
De brandjes die je blust zijn vaak klein, maar samen vergen ze al je tijd en aandacht. Laten we een paar van de meest voorkomende ‘incidenten’ eens op een rij zetten.
- Brandje 1: De onbekende factuur Een teamlid komt naar je toe met een factuur. Er is geen inkoopordernummer, de naam van de aanvrager ontbreekt en niemand op de afdeling weet waar het over gaat. De betalingstermijn verstrijkt bijna. Jij bent degene die op onderzoek uitgaat, rond belt in de organisatie en probeert te achterhalen wie deze kosten heeft gemaakt en of ze goedgekeurd mogen worden. De echte oorzaak: Een gebrek aan een gedisciplineerd inkoopproces (Purchase-to-Pay) en geen systeem dat facturen zonder PO direct blokkeert en terugstuurt.
- Brandje 2: De mysterieuze banktransactie Bij het inlezen van de bankafschriften is er een bijschrijving van een onbekende partij of met een onduidelijke omschrijving. Het bedrag matcht met geen enkele openstaande factuur. Het is aan jou of een van je senior medewerkers om dit mysterie op te lossen, wat vaak leidt tot een tijdrovende zoektocht in het CRM-systeem of telefoontjes naar de salesafdeling. De echte oorzaak: Het ontbreken van een systeem dat betalingen slim probeert te matchen op basis van meer dan alleen het factuurnummer, zoals de klantnaam of het bedrag.
- Brandje 3: De paniekerige budgethouder Een afdelingshoofd staat aan je bureau met een uitdraai van zijn budgetrapport. “Waarom zijn mijn kosten deze maand zo hoog? Dit kan niet kloppen!” Omdat hij zelf niet kan doorklikken naar de onderliggende transacties, ben jij degene die het werk moet stilleggen, een export moet maken en handmatig een analyse moet draaien om de kosten te specificeren. De echte oorzaak: Het gebrek aan interactieve, self-service dashboards waarmee budgethouders zelf direct antwoord kunnen vinden op hun eigen vragen.
De neveneffecten van het bluswerk
Dit constante brandjes blussen is niet alleen vermoeiend, het heeft ook serieuze nevenschade voor jou, je team en de hele afdeling.
- Je team leert niet zwemmen: Omdat jij de beste en snelste brandweerman bent, kom je continu zelf in actie. Het gevolg is dat je teamleden niet leren om complexe problemen zelf op te lossen. Ze worden afhankelijk van jou. Je creëert een cultuur waarin escaleren naar de manager de standaardprocedure wordt.
- De branden blijven komen: Doordat je al je tijd besteedt aan het bestrijden van de symptomen (de brandjes), kom je nooit toe aan het aanpakken van de oorzaak (het brandgevaarlijke gebouw). Je lost de ene foute factuur op, maar je verbetert het inkoopproces niet. Hierdoor weet je zeker dat je volgende week weer hetzelfde brandje mag blussen.
- Jij bent geen manager meer: Je bent de best betaalde operationele medewerker van je team. Je bent niet bezig met het coachen van je mensen, het verbeteren van de processen of het voeren van het strategische gesprek met de business. Je bent aan het doen, niet aan het managen. Jouw unieke waarde als manager blijft volledig onbenut.
Conclusie: bouw een brandveilig huis
Een goede brandweerman is bewonderenswaardig, maar een goede manager zorgt ervoor dat de brandweer zo min mogelijk te doen heeft. Jouw doel zou niet moeten zijn om de beste te zijn in het hanteren van de brandslang, maar om een financieel huis te bouwen dat brandveilig is.
De oplossing is om te ‘managen by exception’. Je hebt een robuust, geautomatiseerd systeem nodig dat 95% van de dagelijkse transacties en processen foutloos en zonder menselijke tussenkomst afhandelt. Jouw rol en die van je team? Je focust je analytische en probleemoplossende vaardigheden op die 5% aan complexe uitzonderingen waar menselijke expertise écht het verschil maakt.
Stop met het najagen van de vlammen. Begin met het bouwen van de fundering.
Een van de grootste en meest tijdrovende branden is de onverwachte, ad-hoc vraag van het management. Een vraag die vaak begint met de onschuldig klinkende woorden “Kun je even snel voor me uitzoeken…”. In het volgende blog ontleden we het ‘Dat zoek ik even uit’-syndroom en berekenen we de torenhoge, verborgen kosten ervan.
